Für die Bedürfnisse der Gemeindearbeit und zum Unterhalt der Gebäude stellt der Kirchengemeinderat (KGR) unter maßgeblicher Vorarbeit des Verwaltungs- und Serviceamtes Rhein-Neckar in Meckesheim (VSA) einen Haushaltsplan auf. Es handelt sich jeweils um einen Doppelhaushalt für zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahre (erstes Haushaltsjahr immer mit gerader Jahreszahl). Darin werden die Erfordernisse der Gruppen und Kreise entsprechend berücksichtigt, indem ihnen jeweils eigene Budgets zugewidmet werden.
Nach Verabschiedung des Haushaltsplans werden den einzelnen Gruppen und Kreise ihre jeweiligen Jahresbudgets bekanntgegeben. Wir bitten Sie, die zugewiesenen Jahresbudgets einzuhalten. Sollte das nicht möglich sein, kann eine begründete Sonderzuweisung beim KGR beantragt werden.
Die Buchhaltung aller Finanzflüsse sowie die Jahresabschlüsse werden durch das VSA geleistet. Ausgaben und Einnahmen der einzelnen Gruppen und Kreise werden dadurch geschlossen dokumentiert. Die Dokumentation dient einerseits der Transparenz und der Entlastung der Finanzverantwortlichen der einzelnen Gruppen und Kreise. Andererseits dient sie als Grundlage für die künftige Haushaltsplanung.
Über die Verwendung der Rücklagen einzelner Gruppen und Kreise können diese selbständig entscheiden. Sie werden durch das VSA zusammen mit dem Vermögen der Kirchengemeinde buchhalterisch verwaltet. Alle nicht aktuell benötigten Guthaben werden im Gemeinderücklagenfont zinsbringend angelegt. Diese sind nicht fest gebunden, sondern können tagesaktuell abgerufen werden.
Seitens der Gruppen und Kreise ist eine verantwortliche Person für die Finanzen zu benennen und dem Pfarrbüro anzuzeigen. Am Ende eines jeden Jahres ist über jede Barkasse und jedes vorhandene Girokonto oder Sparbuch eine lückenlose Kassenabrechnung mit Aus- und Eingängen an das Pfarrbüro oder direkt an das VSA zu übergeben. Sollte ein Sparbuch vorhanden sein, ist eine Kopie dieses Sparbuches einzureichen.
Alle Finanzflüsse sind vorzugsweise bargeldlos abzuwickeln. Anfallende Rechnungen können im Pfarramt eingereicht werden. Sie werden dort von einer anweisungsberechtigten Person (in der Regel die geschäftsführende Pfarrerin oder der geschäftsführende Pfarrer) unterzeichnet und dann vom VSA direkt überwiesen.
Private Auslagen können gegen Vorlage der Originalrechnung über das Pfarrbüro zurückerstattet werden. Bis zu einem Betrag von 20€ wird der Betrag bar ausgezahlt, höhere Beträge können nur überwiesen werden. Bitte geben Sie uns dazu Ihre Kontonummer an.
Veranstaltungen der Gruppen und Kreise (Feste, Veranstaltungen, Ausflüge…) müssen jeweils abgerechnet werden. Diese Abrechnung muss direkt im Anschluss an die Veranstaltung erstellt werden und die Einnahmen und Ausgaben aufzeigen. Alle Ausgaben müssen mit einer Originalquittung oder Rechnung belegt werden. Weitere Informationen zur Abrechnung einer Veranstaltung (ggf. auch eine Vorlage) erhalten Sie im Pfarrbüro.
Wir weisen dringend darauf hin, dass in den Räumlichkeiten der Gemeinde keine größeren Bargeldsummen gelagert werden dürfen. Wir raten zudem davon ab, Bargeld über einen längeren Zeitraum in privaten Räumlichkeiten aufzubewahren. Sollte im Rahmen einer gemeindlichen Veranstaltung eine größere Menge Bargeld eingenommen werden, sprechen Sie die Verwahrung des Geldes und die Einzahlung bei der Bank bitte eng mit dem Pfarrbüro ab.